Facilitator inhuren? Let op deze 12 eigenschappen

door | 9 december 2019 | Idee generatie

Leestijd: 5 minuten

Je kent het wel. Je organiseert een workshop en je twijfelt. Zelf doen of een externe facilitator inhuren? In dit artikel lees je wat een facilitator is, wat de voordelen zijn en waar je op moet letten als je een facilitator inschakelt.

Facilitator: wat is het?

Waar komt het woord facilitator eigenlijk vandaan? Volgens wikipedia is het woord faciliteren afgeleid van het Latijnse woord ‘facilitare’. Dit betekent vergemakkelijken of vereenvoudigen. Een facilitator is iemand die de randvoorwaarden schept zodat een individu of groep een veranderingsproces kan starten. Facilitators kom je bijvoorbeeld tegen op hackathons, idee generatie workshops of design sprints.

Wanneer is een facilitator onmisbaar?

In de volgende gevallen adviseer ik je om gebruik te maken van een (externe) facilitator: 

  • Het probleem is strategisch. Dit zijn problemen die het voortbestaan van je bedrijf bedreigen. Denk aan verlies van klanten. Of verlies van marge door een sterkere positie van leveranciers. Of disruptieve technologie.
  • De verhoudingen tussen deelnemers op staan op gespannen voet. Dus wil je externe begeleiding.
  • Het is tijd voor een nieuw product.
  • Je wil een nieuw business model ontwikkelen.
  • De deelnemers hebben behoefte aan externe inspiratie en energie.
  • Je wil zelf meedoen. Want je hebt ook goede ideeën. [<–Deze snap ik helemaal]

Facilitator: wat doet ie dan?

Dit is wat een facilitator doet:

De voorbereiding
Denk aan huiswerk, interviews, ontwerp van de workshops. Maar ook inkoop, verzameling en ontwerp van creatief materiaal.

Het programma
de facilitator vertaalt de doelen van de dag naar subdoelen. En deze subdoelen naar werkvormen. Elke werkvorm moet energie, samenwerking en resultaat opleveren. Zoals een architect een huis ontwerpt, zo ontwerpt een facilitator een workshop.

De planning
Tijdens de workshop bewaakt de facilitator de tijd. Dit is één van de belangrijkste taken. Deelnemers blijven soms in disussies hangen. Lees: energielek.

De sfeer
Deelnemers willen zelf wat leren, met ideeën bijdragen en een leuke dag ervaren. De facilitator bewaakt dit.

Het besluit
Ideeën zonder besluit is als een penalty zonder doel. Je kunt niet scoren. Een workshop gaat niet alleen over creeëren maar ook over besluiten. Dus de deelnemers moeten tot een conclusie of actie komen.

Het rapport
Je creëert interessante inzichten tijdens de workshop. Een facilitator maakt een rapport. Zo kun jij écht aan de slag.

De 3 voordelen van een facilitator

Dit zijn de 3 belangrijkste voordelen van een facilitator:

  • Je krijgt een kwalitatief betere oplossing voor je probleem.
  • Het is efficiënter. Je bedenkt en selecteert de beste oplossing in een korte tijd, op 1 locatie.
  • Je verbetert de samenwerking omdat je als team een probleem oplost.

12 Eigenschappen van een top facilitator

Ik heb sinds 2014 meer dan 100 sessies gefaciliteerd. Soms samen met andere facilitators. Zo heb ik veel geleerd. Ik heb 12 kenmerken ontdekt van een top facilitator. Hier zijn ze.

#1. Verdiept zich in het onderwerp.

70% van het succes van een workshop is voorbereiding. Goede facilitators nemen dus tijd om zich te verdiepen in jouw probleem. Denk aan het lezen van interne stukken zoals een business plan. Of het afnemen van interviews. Hoe beter de facilitator het probleem begrijpt des te groter de kans op een succesvolle probleemoplossing.

#2. Is energiek!

Een goede facilitator brengt energie. Hij of zij vindt het leuk om met een groep te werken. En dat straalt af op de groep. Een top facilitator steekt ze letterlijk ‘aan’.

#3. Heeft oog voor detail.

Facilitators met ervaring hebben oog voor detail. Je kunt dit voelen. Bij de start van een workshop voel je je welkom en veilig. Hij of zij heeft erover nagedacht. Kom je net binnen zegt hij of zij: “Oké, en nu gaan we even brainstormen.” Dan gaat het waarschijnlijk niet goed. Start de facilitator met een ‘check in’ (hoe gaat het met je?), gevolgd door de doelen, het dagprogramma, de methodes en de spelregels? Dan zit je goed.

#4. Stelt zich kwetsbaar op.

Goede facilitators zijn kwetsbaar. Iemand die zichzelf introduceert met alle successen op een rijtje is ongeloofwaardig. Resultaat: geen verbinding. Een facilitator die wèl kwetsbaar is helpt deelnemers hun schild af te doen. Ze denken: “oh, ik hoef niet perfect te zijn om een waardevolle bijdrage te kunnen leveren.” Ergo: meer goede ideeën.

#5. Is bij de tijd.

Groepsdynamiek kan best lastig zijn. Iedereen moet aan het woord komen, anderen moeten daar naar luisteren en hierop reageren. Discussies zijn nodig om tot de kern te komen. Een goede facilitator biedt ruimte èn bewaakt de tijd. Sommige facilitators laten time management over aan de groep onder het mom: “de groep neemt zoveel tijd als ze nodig hebben”. Ik zie dit anders. Het efficiënte proces is 1 van de redenen om een hackathon te organiseren. Dus grijp ik in.

#6. Luistert, vat samen en vraagt door.

Top facilitators met ervaring zijn goed in de lsd methode: luisteren, samenvatten, doorvragen. Facilitators die praten, luisteren niet. En juist de ideeën van de deelnemers zijn belangrijk. Samenvatten werkt krachtig. Zo geeft de facilitator de groep de gelegenheid om te checken of ze hetzelfde bedoelen. Guess what? Dit is vaak niet het geval. Verder vraagt een goede facilitator ook dieper door. Zo komt hij of zij tot de kern. Dit is onmisbaar bij het oplossen van een complex probleem.

#7. Is sparring partner voor management.

Het doel van een workshop, design sprint of hackathon is dat er een concrete oplossing voor een probleem wordt gevonden. Maar er is meer. Deze oplossing moet natuurlijk wel uitgevoerd worden. Een topper helpt het management met advies voor de uitvoering. De facilitator zet dan de pet van de consultant op. En daar word je blij van. Echt.

 #8. Durft in te grijpen.

Het gebeurt bij elke workshop wel een keer. Iemand heeft er geen zin in: de stoorzender. Hij of zij doet niet mee of is negatief. Wat doe je dan als facilitator? Niets doen is geen optie. Je hebt het lef nodig om in te grijpen. Een topper geeft stoorzenders niet teveel ruimte. Het belang van het groepsproces staat voorop.

#9. Deelt ervaring actief.

Faciliteren is een ervaringsvak. Goede facilitators delen deze brokjes wijsheid actief. Ze weten dat de projecten voor klanten in andere markten inspirerend kunnen zijn. Facilitators zijn besteld om de deelnemers in beweging te brengen en te houden. De brokjes wijsheid helpen daar bij. Natuurlijk dien hij of zij zijn ‘non disclosure agreement’ wel te respecteren.

#10. Is een architect.

Een goede facilitator werkt als een architect. Elk programma wordt op maat gemaakt. Ja er zijn ‘best practice’ methoden. Maar de situatie, de uitdaging en de spelers in jouw organisatie zijn toch echt uniek. Denk aan het spreekwoord ‘One size fits none’. Een goede facilitator weet dit. En maakt een op maat programma voor jouw organisatie.

 #11. Bewaakt de psychologische veiligheid.

Facilitators met ervaring bewaken de psychologische veiligheid van de groep. Iedereen moet zijn of haar ideeën kunnen aandragen. Of het nu een directeur, manager of medewerker customer service. Elk idee is evenveel waard.

tip: meer weten over psychologische veiligheid?
bekijk deze Tedx video van Amy Edmonson.

 #12. Doet altijd een ‘follow up’.

Facilitators met ervaring doen altijd een follow up gesprek met jou als opdrachtgever. Deze dient niet alleen voor advies, maar ook voor evaluatie. Wat ging er goed? Wat kon er beter? Niet alleen de deelnemers leren, ook de facilitator.

Facilitator inhuren? 3 tips.

  1. Bekijk reviews op de website of bel de laatste drie klanten. Zo krijg je snel een indruk.
  2. Drink een kopje koffie. Een klik is soms niet te beschrijven. Maar betekent soms het verschil tussen een mislukte of geslaagde workshop.
  3. Ga voor kwaliteit. Een ervaren facilitator verspilt de kostbare tijd van het team niet.

Succes met het vinden van een top facilitator.

Tot Friday!
Joey

 

Pin It on Pinterest

Share This