fbpx

Facilitator inhuren? Let op deze 12 eigenschappen

door | 9 december 2019 | Faciliteren, Idee generatie

Leestijd: 6 minuten

Facilitators maken het verschil. Ze stippelen een route uit naar verandering, zorgen ervoor dat alle deelnemers bijdragen, en het belangrijkste: dat het doel van de sessie ook écht wordt behaald. In dit artikel lees je wat een facilitator is en wanneer je er één nodig hebt. Ook krijg je een checklist met criteria die van pas komt wanneer je een externe facilitator inhuurt.

Facilitator: wat is het?

De definitie van faciliteren is “gemakkelijk maken”. In de praktijk komt het er op neer dat een facilitator een evenement ontwerpt, begeleidt en managet. De rol van de facilitator is om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de groep worden bereikt, doordat ze helder kunnen nadenken, actief deelnemen en alle betrokkenen in het project geloven. Een facilitator is dus eigenlijk een ontwerper van een groepsproces. Facilitators kom je tegen bij hackathons, innovatieworkshops en design sprints.

Wanneer is een facilitator onmisbaar?

Er zijn vier redenen om gebruik te maken van een (externe) facilitator. De eerste reden is dat je met een strategisch vraagstuk aan de slag wilt. Dit zijn vraagstukken die impact hebben op het voortbestaan van je organisatie zoals het verlies van klanten of marge. De tweede reden om een externe facilitator in te huren is als de deelnemers op gespannen voet staan of er moeilijke dynamiek is. De vierde reden is dat je een nieuw product of dienst wilt ontwikkelen en zelf mee wilt doen omdat je ideeën hebt. De vierde reden om een externe facilitator in te huren is dat je behoefte hebt aan externe inspiratie en energie.

Wat doet een facilitator?

Een facilitator speelt een belangrijke rol bij de voorbereiding, het programma, de planning van de workshop, het bewaken van de sfeer, de besluitvorming en het eindrapport.

De voorbereiding
Denk aan huiswerk, interviews, ontwerp van de workshops. Maar ook inkoop, verzameling en ontwerp van creatief materiaal.

Het programma
de facilitator vertaalt de doelen van de dag naar subdoelen. En deze subdoelen naar werkvormen. Elke werkvorm moet energie, samenwerking en resultaat opleveren. Zoals een architect een huis ontwerpt, zo ontwerpt een facilitator een workshop.

De planning
Tijdens de workshop bewaakt de facilitator de tijd. Dit is één van de belangrijkste taken. Deelnemers blijven soms in disussies hangen. Lees: energielek.

De sfeer
Deelnemers willen zelf wat leren, met ideeën bijdragen en een leuke dag ervaren. De facilitator bewaakt dit.

Het besluit
Ideeën zonder besluit is als een penalty zonder doel. Je kunt niet scoren. Een workshop gaat niet alleen over creeëren maar ook over besluiten. Dus de deelnemers moeten tot een conclusie of actie komen.

Het rapport
Je creëert interessante inzichten tijdens de workshop. Een facilitator maakt een rapport. Zo kun jij écht aan de slag.

Wanneer huur je een externe facilitator in?

Faciliteren vergt behoorlijk wat mentale inspanning. Het is lastig om tijdens het faciliteren ook mee te denken over de inhoud, en actief bij te dragen. Daarbij is neutraliteit dus belangrijk: om effectief te faciliteren, moet je objectief zijn. In de volgende gevallen kun je daarom beter een externe facilitator inhuren:

  • Wanneer de uitkomst van de meeting persoonlijke consequenties voor je heeft — het beïnvloedt bijvoorbeeld je planning, je budget of je positie. In dit geval is het onmogelijk om neutraal te faciliteren.  
  • Wanneer jouw deelname aan de sessie gewenst is, omdat je kennis, ervaring, of autoriteit mogelijk bijdraagt aan een succesvol resultaat.
  • Wanneer de deelnemers met elkaar op gespannen voet staan, of er een moeilijke dynamiek is
  • Wanneer je behoefte hebt aan externe inspiratie en energie

De 3 voordelen van een facilitator

Dit zijn de 3 belangrijkste voordelen van een facilitator. Je krijgt betere en creatievere oplossingen als gebruikt maakt van een facilitator. Het tweede voordeel is dat je efficiënter kunt werken. Je hoeft namelijk niet de inhoud en het proces te managen. Dat betekent dat je sneller tot de beste inzichten en oplossingen als team. Het derde voordeel van een facilitator is dat je de onderlinge samenwerking een boost geeft. Het delen van ideeën wordt creatiever en discussies blijven korter en meer ‘to the point’. Doordat een facilitator ervoor zorgt dat iedereen een bijdrage kan leveren voelt iedereen zich gehoord. Zo verbetert de onderlinge samenwerking.

12 Eigenschappen van een top facilitator

Ik heb sinds 2014 meer dan 100 sessies gefaciliteerd. Soms samen met andere facilitators. Zo heb ik veel geleerd. Ik heb 12 kenmerken ontdekt van een top facilitator. Hier zijn ze.

#1. Verdiept zich in het onderwerp.

70% van het succes van een workshop is voorbereiding. Goede facilitators nemen dus tijd om zich te verdiepen in jouw probleem. Denk aan het lezen van interne stukken zoals een business plan. Of het afnemen van interviews. Hoe beter de facilitator het probleem begrijpt des te groter de kans op een succesvolle probleemoplossing.

#2. Is energiek!

Een goede facilitator brengt energie. Hij of zij vindt het leuk om met een groep te werken. En dat straalt af op de groep. Een top facilitator steekt ze letterlijk ‘aan’.

#3. Heeft oog voor detail.

Facilitators met ervaring hebben oog voor detail. Je kunt dit voelen. Bij de start van een workshop voel je je welkom en veilig. Hij of zij heeft erover nagedacht. Kom je net binnen zegt hij of zij: “Oké, en nu gaan we even brainstormen.” Dan gaat het waarschijnlijk niet goed. Start de facilitator met een ‘check in’ (hoe gaat het met je?), gevolgd door de doelen, het dagprogramma, de methodes en de spelregels? Dan zit je goed.

#4. Stelt zich kwetsbaar op.

Goede facilitators zijn kwetsbaar. Iemand die zichzelf introduceert met alle successen op een rijtje is ongeloofwaardig. Resultaat: geen verbinding. Een facilitator die wèl kwetsbaar is helpt deelnemers hun schild af te doen. Ze denken: “oh, ik hoef niet perfect te zijn om een waardevolle bijdrage te kunnen leveren.” Ergo: meer goede ideeën.

#5. Is bij de tijd.

Groepsdynamiek kan best lastig zijn. Iedereen moet aan het woord komen, anderen moeten daar naar luisteren en hierop reageren. Discussies zijn nodig om tot de kern te komen. Een goede facilitator biedt ruimte èn bewaakt de tijd. Sommige facilitators laten time management over aan de groep onder het mom: “de groep neemt zoveel tijd als ze nodig hebben”. Ik zie dit anders. Het efficiënte proces is 1 van de redenen om een hackathon te organiseren. Dus grijp ik in.

#6. Luistert, vat samen en vraagt door.

Top facilitators met ervaring zijn goed in de lsd methode: luisteren, samenvatten, doorvragen. Facilitators die praten, luisteren niet. En juist de ideeën van de deelnemers zijn belangrijk. Samenvatten werkt krachtig. Zo geeft de facilitator de groep de gelegenheid om te checken of ze hetzelfde bedoelen. Guess what? Dit is vaak niet het geval. Verder vraagt een goede facilitator ook dieper door. Zo komt hij of zij tot de kern. Dit is onmisbaar bij het oplossen van een complex probleem.

#7. Is sparring partner voor management.

Het doel van een workshop, design sprint of hackathon is dat er een concrete oplossing voor een probleem wordt gevonden. Maar er is meer. Deze oplossing moet natuurlijk wel uitgevoerd worden. Een topper helpt het management met advies voor de uitvoering. De facilitator zet dan de pet van de consultant op. En daar word je blij van. Echt.

 #8. Durft in te grijpen.

Het gebeurt bij elke workshop wel een keer. Iemand heeft er geen zin in: de stoorzender. Hij of zij doet niet mee of is negatief. Wat doe je dan als facilitator? Niets doen is geen optie. Je hebt het lef nodig om in te grijpen. Een topper geeft stoorzenders niet teveel ruimte. Het belang van het groepsproces staat voorop.

#9. Deelt ervaring actief.

Faciliteren is een ervaringsvak. Goede facilitators delen deze brokjes wijsheid actief. Ze weten dat de projecten voor klanten in andere markten inspirerend kunnen zijn. Facilitators zijn besteld om de deelnemers in beweging te brengen en te houden. De brokjes wijsheid helpen daar bij. Natuurlijk dien hij of zij zijn ‘non disclosure agreement’ wel te respecteren.

#10. Is een architect.

Een goede facilitator werkt als een architect. Elk programma wordt op maat gemaakt. Ja er zijn ‘best practice’ methoden. Maar de situatie, de uitdaging en de spelers in jouw organisatie zijn toch echt uniek. Denk aan het spreekwoord ‘One size fits none’. Een goede facilitator weet dit. En maakt een op maat programma voor jouw organisatie.

 #11. Bewaakt de psychologische veiligheid.

Facilitators met ervaring bewaken de psychologische veiligheid van de groep. Iedereen moet zijn of haar ideeën kunnen aandragen. Of het nu een directeur, manager of medewerker customer service. Elk idee is evenveel waard.

Tip: meer weten over psychologische veiligheid? Bekijk deze Tedx video van Amy Edmonson:

#12. Doet altijd een ‘follow up’.

Facilitators met ervaring doen altijd een follow up gesprek met jou als opdrachtgever. Deze dient niet alleen voor advies, maar ook voor evaluatie. Wat ging er goed? Wat kon er beter? Niet alleen de deelnemers leren, ook de facilitator.

Facilitator inhuren? 3 tips.

  1. Bekijk reviews op de website of bel de laatste drie klanten. Zo krijg je snel een indruk.
  2. Drink een kopje koffie. Een klik is soms niet te beschrijven. Maar betekent soms het verschil tussen een mislukte of geslaagde workshop.
  3. Ga voor kwaliteit. Een ervaren facilitator verspilt de kostbare tijd van het team niet.

Succes met het vinden van een top facilitator.

Tot Friday!

 

Joey Gonesh | Innovatie Strateeg en founder Friday out of the Box

Joey Gonesh is oprichter van innovatiebureau Friday out of the Box. Als innovatiestrateeg werkt hij voor bedrijven zoals Nike, NS, ProRail en HP Enterprise. Hij doceert aan universiteiten en is professioneel spreker over creativiteit, innovatie en ondernemerschap. Voetbal is zijn tweede liefde. Als jeugdtrainer staat hij op het veld bij Desto in Vleuten.

Leren van ervaren innovatie facilitators?

Meer inspiratie voor innovators

Wat is innovatie? En welke typen zijn er?

Wat is innovatie? En welke typen zijn er?

Innovatie betekent letterlijk vernieuwing. Door te vernieuwen blijf je competitief. Dus innovatie is essentieel voor het voortbestaan van je bedrijf. En voor groei. Maar wat is innovatie nu eigenlijk precies? Welke soorten zijn er? En hoe doe je dat dan, innoveren?...

Coronaproof innoveren. Zo gaan wij om met de maatregelen

Coronaproof innoveren. Zo gaan wij om met de maatregelen

Coronaproof innoveren? Jazeker! Wij houden ons uiteraard aan alle regels en richtlijnen van het RIVM. Lees hier hoe wij hiermee omgaan bij onze projecten.  De huidige coronaregels       Was vaak en goed je handen.       Houd 1,5 meter afstand.        Blijf thuis bij...

Open innovatie: openlijk mislukt.

Open innovatie: openlijk mislukt.

Open innovatie leidt niet altijd tot de beste oplossingen. Dat besefte wasmiddelfabrikant Henkel niet toen ze vol verwachting hun open innovatie challenge aankondigden: bedenk een lekkere en frisse geur voor ons afwasmiddel. Het idee ‘Afwasmiddel met kippengeur’ kreeg...

Lost innovatie software jouw probleem op?

Lost innovatie software jouw probleem op?

“We hebben ideeën genoeg. Dus hoe kan innovatie software ons probleem dan oplossen?” Die vraag hoor ik vaker als ik over innovatie software praat. Innovatie software wordt dan, ten onrechte, gelijkgeschakeld aan ideegeneratie software. Het probleem wordt vooral gelegd...

Duik dieper in een onderwerp

Pin It on Pinterest

Share This