Het gedwongen remote working heeft ook z’n weerslag op innovatieteams. Vóór corona hadden wij bijvoorbeeld de 3 dagen-regel: leden van een innovatieteam moesten tenminste 3 dagen per week fysiek samenwerken. Dat ging plotseling niet meer. Door de nieuwe situatie moesten we op zoek naar andere manieren om toch productief te blijven samenwerken. In dit artikel deel ik mijn inzichten. En geef ik tips die ook ‘niet’-innovatieteams kunnen toepassen.
Figuur 1: Relatie communicatie en samenwerking.
Illustratie door Fieke Sluijs.
Begrijpelijk
Als organisatie wil je effectief samenwerken om je doelen te bereiken. Effectief samenwerken lukt alleen als je begrijpt wat er van je verwacht wordt, en wat jij van anderen kunt verwachten. Die verwachtingen stem je af via communicatie: verbaal en non-verbaal.
Wat blijkt nu?
Figuur 2: De 7%, 38%, 55% regel van Mehrabian.
Illustratie door Fieke Sluijs.
93% is non-verbaal
Non-verbale communicatie is superbelangrijk voor de effectiviteit van je boodschap. Volgens professor Albert Mehrabian wordt een boodschap maar voor 7% gevormd door verbale communicatie. Intonatie, de manier waarop je iets zegt, is goed voor 38% van de boodschap. En lichaamstaal, dus wat je uitstraalt, vormt 55% van de boodschap. Opgeteld bepaalt non-verbale communicatie dus 93% van de effectiviteit!
Wat betekent dit voor communicatie wanneer jullie als team remote werken?
Figuur 3: Een scherm ‘pratende monden’
Illustratie door Fieke Sluijs.
Remote: non verbaal naar nul
Nu face-to-face samenwerken grotendeels is weggevallen, is ook het aandeel non-verbale communicatie flink gedaald. Neem een videogesprek: hierbij zie je alleen het hoofd – en als je geluk hebt, de schouders – van je collega’s. Dat is ongeveer 10% van hun lichaam. En dan maakt het krakerige computergeluid ook nog eens intonatie minder goed waarneembaar. Het gevolg? Je begrijpt elkaar minder goed en de productiviteit van je team daalt.
Ctrl-C geen goed idee
Omdat je je business draaiende wilde houden, heb je misschien alle vergaderingen een-op-een gekopieerd naar ‘online’, via Zoom, MS Teams of Google Meet. Lijkt logisch, maar misschien is dit toch niet het beste idee.
Als je je iets meer verdiept in hoe mensen communiceren, informatie verwerken en samenwerken, dan blijkt dat je wat ingrepen moet doen om de productiviteit op afstand op peil te houden.
Ik zet de vijf tips van het remote-team van Friday Out Of The Box op een rij.
Tip 1: Korte sessies met minder onderwerpen
Plan kortere vergaderingen in wanneer de remote werkt. Bijvoorbeeld van dertig minuten in plaats van een uur. Het blijkt namelijk dat virtuele sessies extreem zwaar zijn voor de hersenen. Andrew Franklin, assistent professor cyberpsychologie bij Virginia’s Norfolk State University, stelt dat bij gebrek aan non-verbale signalen onze hersenen zich meer op woorden focussen om betekenis te achterhalen. En dat slurpt energie.
Maar er is meer. De hersenen worden extra uitgeput door wat psychologen continuous partial attention noemen. In een Zoom-call zie je meerdere gezichten op je scherm. Je hersenen scannen die gezichten continu. Dit multitasken zorgt voor focusverlies: je verdiept je eigenlijk nergens écht in.
Door kortere sessies in te plannen, blijf je gefocust. Zo neemt de effectiviteit van je communicatie toe en blijf je ook op afstand productief.
Op dit moment leid ik bij Eurocept Pharmaceuticals een ICT-project. Teamleden loggen elke dag om 10 uur in op Microsoft Teams voor een stand-up. Ik bereid een korte presentatie voor met de belangrijkste gesprekspunten. Projectleden reageren kort en we formuleren acties. Om 10.15 uur kan iedereen weer aan het (overige) werk.
Tip 2: Vervang tekst door plaatjes
Het is slim om je communicatie visueler te maken. Wist je dat je dankzij het picture superiority effect beelden langer onthoudt dan woorden? Van een gesproken boodschap blijft na drie dagen ongeveer 10% hangen. Combineer je dit met beeld, dan is dat 60%. Wil je de effectiviteit van remote en online communicatie opschroeven? Vervang dan woorden door plaatjes. No worries, je hoeft er geen tekenpotlood bij te pakken. Een PowerPoint met simpele blokken kan al zorgen dat je boodschap beter blijft plakken.
Wij faciliteren onze designs prints met apps als Miro en Mural. Deze visuele borden met kant-en-klare templates zorgen ervoor dat gebruikers snel up to speed zijn.
Tip 3: Rituelen en regels voor remote working
Ontwerp een specifieke set regels voor online meetings. Want als iedereen vanuit huis werkt, is de kans groot dat iedereen z’n eigen computer en apps gebruikt. Maak binnen je team afspraken over het gebruik van standaard tools.
Van je klant kun je natuurlijk niet verwachten dat die op jouw tools overstapt. Je klant werkt misschien met Zoom, jij met MS Teams. Digitaal samenwerken vraagt dus ook om meer flexibiliteit. Verdiep je ook in Skype, Google Meet, Dropbox en WhatsApp, zodat je makkelijk van tools kunt wisselen.
Op afstand samenwerken vraagt om nieuwe rituelen die relaties versterken. Hoe stompzinnig het ook voelt, een pubquiz of virtuele borrel kan de relatie met je teams doen opleven. En sterke relaties betekenen vertrouwen – en dus productiviteit.
Bij Friday Out Of The Box organiseren we tweewekelijkse kennissessies. In een Zoom-meeting faciliteert een innovator een les vanuit zijn of haar expertise. De ene keer is het thema ‘cultuur’, de andere keer bijvoorbeeld high performance-teams. Hoe druk ook, iedereen maakt tijd vrij. Via kennisdeling versterken we onze relaties.
Tip 4: Overcommuniceer niet
Voorheen liep je snel even binnen bij een collega, nu kan dat niet meer. Je kunt dan de neiging hebben om een extra appje, smsje, e-mail of Slack-bericht te sturen. Doe dit niet. Deze vorm van overcommunicatie leidt je collega’s alleen maar af. En daarmee verlaagt het juist de productiviteit.
Je kent het wel, zo’n stroom e-mailberichten met Jan en alleman in cc. Op een gegeven moment weet niemand meer waar het over gaat. Wat kun je beter doen? Beperk je communicatie tot de afgesproken momenten, zoals een korte dagelijkse stand-up. Bereid deze goed voor, zodat je de informatie haalt en brengt die nodig is om je werk te doen.
Tip 5: Breng de memo terug
Schrijven is een goede manier om complexe zaken begrijpelijk te maken. In de offline wereld kom je tot de kern door vragen te stellen of antwoorden te geven. Omdat je niet de hele dag in videocalls kunt zitten en een e-mail voor complexe problemen geen oplossing is, kun je ook een memo schrijven. Deze kun je rondsturen, en je kunt er feedback op vragen. Voor je collega’s is het waarschijnlijk een welkome afwisseling. En voor jezelf voelt het als een bonus om een net stuk af te ronden.
CRTL-V
Remote working wordt het nieuwe normaal. Extra belangrijk dus om te begrijpen dat online interactie anders werkt dan fysieke. De non-verbale signalen die een groot deel van effectieve communicatie vormen, vallen grotendeels weg. We moeten dus meer uit het verbale deel van communicatie halen. Met de vijf tips in dit artikel verbeter je je online communicatie, en dus je teamproductiviteit.
Meer lezen over innovatieteams? Lees dan…
- Hoe verhoog je creatief zelfvertrouwen? Over hoe je kunt zorgen voor meer ideeën en het lef om te experimenteren.
- Innovatieteam: 4 kenmerken van winnende teams. Met tips voor het samenstellen van je ideale innovatieteam.
We wensen je veel succes met remote werken in het nieuwe normaal.
Tot Friday!
Joey Gonesh & Fieke Sluijs
Jip werkt als projectmanager en business innovator bij Friday out of the Box. Hier ondersteunt zij de consultants met de planning, creatieve conceptontwikkeling, klantonderzoek en het visualiseren van innovatieve oplossingen in (digitale) prototypes. Jip heeft een passie voor ontwerp.