fbpx

Wij zijn verhuisd! Je vindt ons splinternieuwe innovatielab 'The Box' op de Reykjavikstraat 1 in Utrecht. Lees meer over deze unieke locatie

“De vraag is niet of je weerstand gaat tegenkomen – de vraag is of je het herkent.”

door | 18 juni 2021 | Faciliteren

Leestijd: 9 minuten

Joey Gonesh over het faciliteren van weerstand 

Iedere maand vragen we één van de ervaren facilitators uit het Friday out of the Box netwerk het hemd van het lijf. Deze keer onze facilitation eindbaas: FOOTB-oprichter Joey Gonesh.


Joey, wat voor sessies faciliteer je? 

Strategiesessies en designsessies. Bij strategiesessies werk ik met de directie van een organisatie aan een toekomstbestendig business model. In overleg met de klant doen we dat aan de hand van een model, zoals het Business Model Canvas. Bij Van ‘t Hof Rijnland werkte dat bijvoorbeeld goed. In drie korte workshops werkten we vijf verschillende businessmodellen uit. 

Soms willen directeuren juist free format trends en ontwikkelingen in kaart brengen, en toetsen hoe producten en diensten daar nog inpassen (of niet). Dat hebben we bijvoorbeeld met het managementteam van de Sanquin bloedbank gedaan.

Designsessies zijn prototyping workshops, brainstormsessies, design sprints en hackathons. Je ontwerpt dan nieuwe diensten en producten, of gaat aan de slag met nieuwe technologie waar je een toepassing voor zoekt. Ik gebruik vaak elementen van design thinking in mijn workshops. Veel ideeën bedenken en daar snelle prototypes van maken werkt enorm krachtig. De Protobox die we zelf hebben ontwikkeld is daarbij een superhandige tool.

Hoe ben je in het vak gerold?

In 2014 ging ik voor mijn MBA opleiding op studiereis naar Silicon Valley. De University of San Francisco bood ons een Innovation Immersion Week aan. Op het programma stonden lezingen en workshops van bijvoorbeeld de oprichter van The North Face en een Product Manager bij Twitter. Ook gingen we langs bij de innovatielabs van Google, HP, eBay. Zij lieten ons zien hoe innovatie bij hen werkt — hoe ze het organiseren, wat goed werkt, waarmee ze struggelen. Er was ook een prototyping-sessie door Ideo. Ik werkte toen nog bij NS en dacht: dat moeten wij ook doen!

In het vliegtuig naar huis werkte ik een idee uit voor een innovatielab. Ik wilde regelmatig designsessies organiseren in multidisciplinaire teams; veiligheidsmedewerkers, finance, marketing —  afhankelijk van het innovatievraagstuk. De sessies zouden altijd op vrijdag zijn, dan zijn mensen al in een casual stemming en komen ze makkelijker out of the box

Terug op kantoor pitchte ik het idee voor Friday out of the Box aan de directievoorzitter. Zijn reactie? “Prima, wat heb je nodig?” Nou, geld en strategische vraagstukken. Ik kreeg een budget en kon direct afspraken maken met de andere directeuren. Samen met collega Noor Scheltema heb ik toen de interne promotie opgestart; video’s gemaakt, locatie gescout, licht en geluid gehuurd, grote posters ontwerpen en geprint. Vanaf toen ging het los. 

Voor ieder strategisch vraagstuk wierven we steeds vier teams van vier personen. In vier sessies leidden we ze door de stappen van een design sprint. Daar kwamen mooie oplossingen uit. Zo ontwierpen en testten we “de leestafel” op stations, om lezen te stimuleren bij reizigers. Ook ontwikkelden we een spel waarbij interne teams de samenwerking een boost gaven door persoonlijke vraagstukken voor elkaar op te lossen. Yes, het werkte! 

Later ben ik met Noor het bedrijf Friday out of the Box ook voor externen gestart. Dat werd ons door NS enorm gegund. Maar goed, dat was dus mijn start als facilitator. Een vleugje Silicon Valley in de polder.

Weerstand Faciliteren_Joey Gonesh Friday out of the Box


Heb je wel eens te maken met weerstand als facilitator?  

Altijd. De vraag is ook niet of je weerstand tegen komt, maar of je het herkent.

Hoe herken je weerstand?

Soms is het overduidelijk: je ziet iemand z’n telefoon pakken, of een deelnemer zegt letterlijk: deze opdracht ga ik niet doen. Maar de meeste weerstand doet zich subtieler voor. Mensen blijven stil wanneer je ze een vraag stelt. Of iemand blijft juist maar doorvragen, bijna als een tiener. Een ander signaal — en daar moet je als facilitator echt scherp op zijn, anders gaat het totaal langs je heen — is wanneer een team het helemaal eens is over totaal niet spannende ideeën. Dat verraadt een ‘checklist mentaliteit’ — we hebben de opdracht gedaan, nou blij? 

Dat laatste gebeurt voornamelijk wanneer leidinggevenden een innovatiesessie zelf faciliteren. De deelnemers willen dan vooral hun baas tevreden stellen, en weer door met hun werk. Dan is zo’n sessie natuurlijk tijdverspilling. En dat kan het geloof in innovatie ook nog eens enorm schaden: we hebben het geprobeerd, maar het leverde niks op. Eén van de vele redenen om faciliteren over te laten aan neutrale professional.

Wat is de achterliggende oorzaak bij weerstand?

Meestal zit er onzekerheid achter, of angst. Creatie maakt kwetsbaar. Als mens ben je snel geneigd te denken dat je idee niet goed of slim genoeg is.

Bij nieuwe teams is de twijfel al helemaal groot. “Ik heb de autoriteit niet om hier iets over te vinden”, denken deelnemers. Ze hebben de neiging om te conformeren, en dat is zonde. Want dan ontstaan er geen ideeën waarmee je de concurrentie een poepie laat ruiken. 

Tenslotte kan de weerstand ook veroorzaakt worden door een externe factor. Je durft bijvoorbeeld als deelnemer geen ruimte te nemen omdat iemand anders steeds aan het woord is. 

In alle gevallen moet je als facilitator voorbij de weerstand durven te gaan, en de volle leiding over het proces nemen.

Wat kun je doen om weerstand te voorkomen?

Groepsdynamiek is moeilijk te voorspellen wanneer je de mensen niet goed kent. Daarom is het belangrijk om dit vooraf met de opdrachtgever te bespreken. Ik leg meestal uit dat de energie in de groep van grote invloed is op de uitkomst van de sessie. En dat het daarom niet slim is om bijvoorbeeld te veel pessimisten bij elkaar te zetten. Zo geef ik nog een aantal aanwijzingen waarmee de sponsor een evenwichtig team samen kan stellen.

Andere best practices zijn:

  1. Doe gedegen vooronderzoek. Bel de deelnemers op of plan een video chat om erachter te komen wat voor vlees je in de kuip hebt. Stel scherpe vragen zodat ze jou ook leren kennen. Met zo’n voorgesprek vergaar je veel informatie, maar je legt ook de basis voor een relatie op basis van vertrouwen en wederzijds respect.
  2. Zorg voor heldere en aantrekkelijke communicatie. Maak een korte video waarin je uitlegt wat deelnemers te wachten staat, en wat het doel van de sessie is. Of maak een toffe flyer, of een simpel boekje. Bij online sessies sturen we altijd een care package met chocola en lekkere thee. Het is belangrijk dat de deelnemers er zin in krijgen!
  3. Bij de start van de sessie: introduceer jezelf als facilitator. Leg uit dat jij er bent om ervoor te zorgen dat de deelnemers hun doelen behalen. Kondig ook aan dat je interventies zal plegen wanneer het proces stokt.
  4. Bied structuur. Onzekerheid ontstaat vaak doordat deelnemers niet goed snappen wat er van ze verwacht wordt. Wij werken daarom graag met posters. Dat zijn eigenlijk hele grote invulformulieren. Na iedere opdracht vullen de teams hun creatieve opbrengst in op de poster. Dat geeft ze houvast, waardoor ze meer open staan voor creatieve opdrachten. Ook maak je met dat soort custom made materiaal duidelijk dat je een professional bent, en je werk serieus neemt. Deelnemers ontspannen dan snel: het ziet er goed uit, ik vertrouw het. Ze nemen hun eigen rol dan ook serieuzer. Dat leidt allemaal tot betere resultaten. 

blank

Wat doe je als je toch weerstand ervaart?

Blijf kalm. De deelnemers zullen ongetwijfeld nerveus worden van de weerstand. Het is aan jou als procesregisseur om de rust te bewaren. Vervolgens moet je zo snel mogelijk interveniëren. Doe dat in eerste instantie fysiek: loop rustig naar de groep of de persoon in kwestie. Achterhaal dan de oorzaak van de weerstand door vragen te stellen. Gaat het? Wat gebeurt hier precies? Ik zie een aantal terugkerende oorzaken:

 

  • Soms begrijpt iemand letterlijk de instructies niet. Dat is simpel op te lossen met wat extra uitleg. Soms kijkt de hele groep je glazig aan nadat je instructies hebt gegeven voor een opdracht. Dan heb je als facilitator iets verkeerd gedaan. Wees dan open en geef je tekortschieten toe. Dat maakt je ook menselijk. Het is helemaal geen schande om de instructies wat preciezer te herhalen.
  • In een ander geval vindt iemand de manier van werken spannend. Mensen zijn gewend één oplossing voor een probleem te vinden, niet 100. Benoem de weerstand en toon begrip. Wijs de deelnemers vervolgens op de doelen voor de dag, en zoek dan samen met de groep naar manieren om de weerstand te elimineren, of in ieder geval te minimaliseren. “Wat kan ik doen om jullie weer in het zadel te helpen?” “Onder welke omstandigheden willen jullie wel weer meedoen?” “Hoe zouden jullie toch nog kunnen bijdragen?”
  • Wanneer een dominant persoon de oorzaak is van de weerstand, zul je wat directiever moeten ingrijpen. Vraag aan die persoon: wat was ook alweer het doel van vandaag? Ga dan de rest van het team langs: “Wat vind jij?” “En jij?” Stuk voor stuk, daarmee neutraliseer je de dominantie van die ene persoon. Je kunt maar beter opkomen voor de belangen van de groep. Vaak weten deze personen ook wel dat ze de neiging hebben veel aandacht op te eisen, en zijn ze blij wanneer je ze op hun gedrag attendeert.
  • Het kan ook weerstand oproepen wanneer je als facilitator te snel gaat. Je laat deelnemers bijvoorbeeld heel veel ideeën bedenken, maar geeft niet genoeg tijd om ze te bespreken en te evalueren. Waak er als facilitator voor niet zo snel mogelijk je programmaatje af te willen draaien. Je moet echt gaan voor diepgang.

Wat moet je juist niet doen als je weerstand bemerkt?

Je kunt weerstand dus niet negeren. Maar je moet ook niet proberen het probleem op te lossen door inhoudelijk mee te doen. Als facilitator ben je de de scheidsrechter, niet de spits. Je speelt niet mee in de wedstrijd.

Wat voor effect heeft een goede interventie op deelnemers? En op jou als facilitator?

Voor deelnemers is het heel fijn dat ze zich gehoord voelen. Wanneer je de verantwoordelijkheid bij hen laat om het probleem op te lossen, in plaats van het zelf op je te nemen, geeft dit extra voldoening. Je bouwt zo mee mee aan de kracht van de groep. Ook toon je hiermee een belangrijke competentie op het gebied van faciliteren, wat respect en vertrouwen inboezemt. 

Wanneer je met een gepaste interventie het proces weer op de rails krijgt, zorgt het er ook voor dat jij in balans blijft. Faciliteren is hard werken. Je krijgt doorlopend informatie die je moet wegen — moet ik hier iets mee? Die continue inschatting loopt parallel aan je verdere takenpakket: instructies geven, de tijd bewaken, inzichten van de groepen opvangen, samenvatten en duiden. Wanneer weerstand blijft sluimeren, kan dat veel van je energie opslurpen.

Faciliteren | Innovatie strateeg en facilitator Joey Gonesh van Friday put of the Box

Noem eens een voorbeeld van een inerventie die goed uitpakte, Joey

In 2018 faciliterden we een innovatieworkshop voor een mediabedrijf. De opdracht van de workshop was: ontwerp hét mediabedrijf van de toekomst. Tijdens een van de werkvormen merkte ik dat een team niet lekker liep. Eén teamlid was heftig aan het schetsen en schrijven terwijl de rest een beetje voor zich uit staarde. Twee van de ongeïnspireerde deelnemers vroegen hulp.

Een van de teamleden had een idee in zijn hoofd voor de oplossing, en hij kon dat niet loslaten. Dit was hét beste idee voor het mediabedrijf van de toekomst. Het moest op zijn manier. Toen we hem vroegen waarom hij zijn idee niet los kon laten zei hij: “Sorry, ik heb ADHD.” Dus stelden we hem de volgende vraag: “Zou je jouw idee ook kunnen zien als de ideale situatie, en de ideeën van de ander als een tussenoplossing?” “Ja, dat kan”, zei hij duidelijk opgelucht. Zo ontstond er weer ruimte voor de uitwisseling van ideeën. Het team ging weer samen aan het werk.

Heb je een grappige of betekenisvolle ervaring als facilitator?

Ik ben tijdens een design sprint eens totaal uit m’n rol van facilitator gestapt. De energie in de ruimte was uitbundig, de deelnemers maakten belachelijk toffe prototypes, en ik werd zo overmand door passie dat ik minutenlang heb gepreekt: “Ga hiermee door! Dit is precies waar het overgaat! Jullie pakken zoveel eigenaarschap, laat dit niet los!” Ik kwam in een flow die ik totaal niet geoefend had en ook niet kon stoppen. M’n co-facilitator zei later: “Wauw, dat was echt een Obama-moment.”

Jij als facilitator? 

In het artikel 101 creatieve technieken vind je veel inspiratie en werkvormen van Joey om te gebruiken tijdens innovatieworkshops en creatieve sessies. Wil je je ook verder ontwikkelen als (online) facilitator? Check dan onze training Innovatieworkshops faciliteren fundamentals en Innovatieworkshops Faciliteren advanced. Happy facilitating!

Tot Friday,

Minke Havelaar | Innovatie facilitator Friday out of the Box

Bio Minke Havelaar | Facilitator & trainer Innovatiebureau Friday out of the Box

Minke Havelaar is facilitator van hackathons en design sprints bij Friday out of the Box. Verder werkt ze als business designer voor de culturele sector en geeft ze les op het HBO over conceptontwikkeling, marketing en branding. Design is Minke’s tweede liefde. Vrije uren brengt ze door in haar keramiekstudio waar ze producten maakt en verkoopt onder het merk Feelings & Gallop

Meer inspiratie voor innovators

Wat is innovatie? En welke typen zijn er?

Wat is innovatie? En welke typen zijn er?

Innovatie betekent letterlijk vernieuwing. Door te vernieuwen blijf je competitief. Dus innovatie is essentieel voor het voortbestaan van je bedrijf. En voor groei. Maar wat is innovatie nu eigenlijk precies? Welke soorten zijn er? En hoe doe je dat dan, innoveren?...

Verhuisbericht! Out of the box locatie voor innovators

Verhuisbericht! Out of the box locatie voor innovators

Wij zijn verhuisd. En oh, wat zijn we trots op onze nieuwe locatie. In een volledig duurzaam pand, op steenworp afstand van station Utrecht Leidsche Rijn. Hier hebben wij ons eigen innovatielab ontworpen. We noemen het The Box: de ruimte waar je in gaat om uit je...

Creativiteit in teams: de 4 valkuilen

Creativiteit in teams: de 4 valkuilen

Hoe werkt creativiteit in teams? Samen bedenk je meer en betere ideeën dan in je eentje. In theorie zeker waar. Maar in de praktijk zeker niet vanzelfsprekend. Waarom lukt het sommige (innovatie)teams nu niet om écht out-of-the-box ideeën te bedenken en uitvoeren? In...

Innovator Marc Boers over de training Innovatieworkshops Faciliteren

Innovator Marc Boers over de training Innovatieworkshops Faciliteren

Marc Boers is een zelfstandig Innovatiecoach. Hij werkte jaren als ondernemer in de retail en stond vooraan tijdens de digitale transitie van zijn bedrijf. ‘Klantgericht innoveren, marketing en digitale mogelijkheden hebben mij altijd gefascineerd. Ik blijf op zoek...

Duik dieper in een onderwerp

Pin It on Pinterest

Share This